Aufgaben Management ist die Kunst die zu erledigenden Aufgaben möglichst sinnvoll und effektiv zu planen, sodass diese in kurzer Zeit abgearbeitet werden können.

Zeit gehört zu den Ressourcen, von der wir nicht genug bekommen können.

Das liegt nicht unbedingt daran, dass wir tatsächlich zu viel zu tun haben.

Nein – in den meisten Fällen mangelt es schlicht an einer sinnvollen Verwaltung dieses kostbaren Gutes.

Ob privat oder beruflich – mit einem durchdachten Zeit- oder Aufgaben Management kannst Du enorm viel Zeit einsparen.

Die hohe Kunst Zeit zu managen

Die wahre Kunst besteht darin, anstehende Aufgaben effizient, termingerecht und ihrer Bedeutung entsprechend zu erledigen.

Es kommt also auf die Effektivität an und dazu ist strukturiertes Arbeiten erforderlich.

Arbeitsaufgaben lassen sich, anders als Termine, vollständig priorisieren.

In der Regel wirst Du keine Schwierigkeiten haben, die mit der größten Wichtigkeit auszuwählen.

Oder die, auf deren Ausführung verzichtet werden kann.

Vor allem im Management stehen mehr Aufgaben an, als direkt oder durch Delegation erledigt werden können.

Da braucht es Mut zur Selektion.

Wie Du vom Nichtstun profitieren kannst

Aufgaben nicht zu erledigen kann sich positiv auswirken und gehört auch zum Aufgaben Management.

Wenn Du Dich auf wichtige Aufgaben konzentrierst, beobachtest Du einen interessanten Effekt.

Ein gut erledigter Kundenauftrag wird neue Aufträge generieren.

Je wichtiger die erledigte Aufgabe, umso Höherwertige folgen nach.

Durch überlegte Priorisierung steigt der Durchschnittswert erledigter Aufgaben beständig an.

Am Ende des Jahres bleibt so zwar eine große Menge Unerledigtes, doch nur weniger Wichtiges geht den Bach runter.

Der Unterschied zwischen Zeit- und Aufgabenmanagement

Ob über Zeit- oder Aufgaben Management gesprochen wird, ist eine Frage der Perspektive.

Im privaten Bereich spricht man gerne von Zeit Management.

Das mag daran liegen, dass eine einzelne Person ihre Aufgaben in der Regel selbst erledigen muss und wenig auf Andere abwälzen kann.

Im beruflichen Bereich hat sich der Begriff Aufgaben Management etabliert.

Das mag verschiedene Ursachen haben.

Zum einen geht es meist um eine Vielzahl an Aufgaben mit sehr unterschiedlichen Prioritäten.

Zum anderen werden die üblicherweise innerhalb eines Teams bewältigt und lassen sich teilweise delegieren.

Wir sind der Ansicht, dass die Perspektive völlig gleichgültig ist.

Auch private Aufgaben lassen sich priorisieren oder in einem Team erledigen.

Und was teamfähig ist, das ist auch delegierbar.

Denk nur an die Planung einer größeren Geburtstagsfeier.

Die Blumen für das Geburtstagskind musst Du ja nicht selbst besorgen.

Das kannst Du auch an ein Familienmitglied oder jemanden aus dem Freundeskreis delegieren.

Als wesentliches Unterscheidungsmerkmal zwischen Privat und Beruf bleibt damit im Grunde nur die Zahl der Aufgaben.

Daher verwenden wir Zeit Management als Synonym für Aufgaben Management und verzichten weitgehend auf die Unterscheidung zwischen Privat und Beruf.

Was Zeit Management leisten soll

Das Zeit- bzw. Aufgaben Management dient der systematischen und disziplinierten Planung Deiner Arbeitsaufgaben und privaten Vorhaben.

Erklärtes Ziel ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge zu finden – beruflich wie privat.

Und es ist wirklich erstaunlich, wie viel Zeit Du durch eine systematische Planung gewinnen kannst.

Aber es geht nicht nur um das Gewinnen von Zeit.

Ein durchdachtes Aufgaben Management hilft Dir dabei, erfolgreicher und zufriedener zu werden.

Durch eine kompromisslose Ausrichtung auf das Wesentliche, hast Du die wichtigen Dinge permanent im Blick.

Das hilft, Probleme und Krisenherde frühzeitig zu entdecken.

Und je früher diese erkannt werden, umso geringer ist der Aufwand sie zu lösen oder zu vermeiden.

Durch eine klare Priorisierung von Teilaufgaben kannst Du die Arbeitsaufgabe oder das Projekt strukturieren.

Damit stellt Du sicher, dass Teilaufgaben in der Reihenfolge ihrer Bedeutung abgearbeitet werden und trennst Wichtiges von Unwichtigem.

Natürlich gehört auch ein Eskalationsmanagement dazu.

Also eine Anweisung, an wen ein Problem jeweils weitergereicht werden kann, wenn es sich als unlösbar erweist.

Wie Du Zeit richtig managst

Darüber gehen die Meinungen auseinander.

Üblicherweise werden softwarebasierte Lösungen eingesetzt.

Doch bevor wir näher auf Tools und Programme zur Aufgabenverwaltung eingehen lass uns einen Blick auf das werfen, was Du völlig umsonst und ohne Einsatz eines Computers nutzen kannst:

Das gibt’s ganz umsonst

Nicht alles, was mit Zeit Management zu tun hat, muss als Software as a Service (SaaS) gemietet oder als Software bzw. App gekauft, geleast oder heruntergeladen werden.

Für einiges brauchst Du nicht einmal Papier und Bleistift. Ein wenig Disziplin und Konsequenz genügen.

Vermeide Unterbrechungen

Das kennst Du sicher auch.

Voll konzentriert steckst Du mitten in einer wichtigen Aufgabe.

Doch alle paar Minuten schneit jemand herein und reißt dich aus der Arbeit.

Da ist es ganz schnell vorbei mit dem konzentrierten Arbeiten.

Nach jeder Unterbrechung brauchst Du mehrere Minuten, um wieder reinzukommen.

Da hilft nur konsequent bei der Sache zu bleiben und Störenfriede freundlich abzuwimmeln.

Wenn Du ein Zimmer für Dich alleine hast, häng am besten ein “Bitte-nicht-stören-Schild” auf.

Vergiss nicht, den Anrufbeantworter einzuschalten, denn nicht jeder Störenfried kommt persönlich vorbei.

Geht das nicht, dann ziehe Dich an einen anderen Ort zurück.

Ideal ist beispielsweise eine Bibliothek.

Plane stille Stunden ein

Plane täglich ein oder zwei Stunden ein, in denen Du ungestört arbeiten kannst.

Ideal sind die frühen Morgenstunden, wenn noch nicht alle an Bord sind, oder der Abend, wenn die meisten schon Feierabend haben.

Trage diese Zeit ruhig wie einen echten Termin in Deinen Kalender ein.

Nutzt Du einen Teamkalender, dann gehört auch da ein Eintrag rein.

Das gewährleistet Dir kostbare Zeit, in der Du ungestört arbeiten kannst.

Nutze Deine persönliche Leistungskurve

Ein Teil des Aufgaben Managements ist das volle Ausnutzen unseres Leistungspotentials.

Unsere Leistungsfähigkeit folgt einer persönlichen Tageskurve.

Bei vielen Menschen liegt das erste Leistungshoch des Tages in der Zeit zwischen 08:00 und 12:00 Uhr.

Danach sinkt die Leistungsfähigkeit deutlich.

Ein zweites Hoch ergibt sich oft zwischen 18:00 und 21:00 Uhr.

Wie so vieles im Leben ist auch diese Kurve eine sehr individuelle Angelegenheit.

Am besten führst Du für ein paar Tage Protokoll und notierst Dir je Stunde, wie konzentriert und leistungsfähig Du Dich fühlst.

Daraus lässt sich leicht Deine persönliche Leistungskurve ableiten.

Versuche die wichtigen Aufgaben in den leistungsfähigsten Stunden zu erledigen.

Für Routinearbeiten brauchst Du nicht immer volle Konzentration.

Halte Dich an Zeitlimits

Was auch immer Du zu erledigen hast, setze Dir bei der Aufgaben Planung für jede Aufgabe ein klares Zeitlimit und halte es rigoros ein.

Meistens brauchen wir genau so viel Zeit, wie uns zur Verfügung steht.

Achte einmal selbst darauf und nutze diese Wechselwirkung um Deine Zeit zu optimieren.

Natürlich musst Du beim Setzen der Limits realistisch sein.

Allein durch ein entsprechendes Zeitlimit wirst Du eine Aufgabe, die im Idealfall mindestens eine Stunde dauert, nicht in eine Dreiviertelstunde quetschen können.

Aber Zeitlimits unterstützen strukturiertes Arbeiten und Du kannst mit mehr Konzentration und aufgabenfokussiert zu Werke gehen.

Teile Großes sinnvoll auf

Umfangreiche Aufgaben erschrecken allein mit ihrer Größe.

Doch statt solche Aufgaben vor Dir her zu schieben, teile sie in sinnvolle Einzelaufgaben auf.

Dann kannst Du das große Projekt Schritt für Schritt abarbeiten, ohne das Gefühl zu haben, vom schieren Umfang erschlagen zu werden.

Hör auf, Dinge vor Dir herzuschieben

Ein negativer Faktor im Aufgaben Management ist die Prokrastination. Vor allem Unangenehmes schieben wir alle ganz gerne vor uns her.

Nicht selten so lange, bis gar nichts mehr geht.

Am Ende drohen Stress und Zeitdruck.

Also kaum Voraussetzungen, um eine Aufgabe wirklich gut zu erledigen.

Versuche ungeliebte Aufgaben in kleinere Teilprojekte zu zerlegen und arbeite diese konsequent ab.

Oder denk Dir für jede Teilaufgabe eine Belohnung aus.

Ist die Vorfreude auf die Belohnung groß genug, sollte es auch mit dem Abarbeiten klappen.

Zeitdiebe finden!

Wenn Du Deine Zeit vernünftig managen willst, dann solltest Du zuerst die Zeitdiebe identifizieren.

Beginne mit einer einfachen Bestandsaufnahme und liste auf, was Du täglich so treibst.

Wie viel Zeit verwendest Du auf die Arbeit, auf Hobbies, auf Aktivitäten mit der Familie, Treffen mit den Freunden oder den Arbeitskollegen und so weiter.

Lass es aber nicht bei einer einfachen Übersicht bewenden.

Mach Dir die Mühe und führe für eine Woche ein genaues Zeitprotokoll.

Das erfordert zwar ein wenig Disziplin, hilft Dir aber die größten Zeitfresser zu identifizieren.

Dann kannst Du überlegen, wo Du mehr oder weniger Zeit investieren möchtest.

Planung ist alles!

Gehörst Du etwa auch zu denen, die keine Zeit für eine vernünftige Planung haben?

Vergiss das ganz schnell.

Eine gute Planung reduziert den Aufwand für eine Aufgabe beträchtlich.

Du sparst also Zeit und das Ergebnis Deiner Arbeit hat meist höhere Qualität.

Schon 5 bis 15 Minuten reichen, um Deinem Tag eine klare Struktur zu geben.

Hast Du Dich erst einmal an das Planen gewöhnt, denk in größerem Rahmen und plane gleich die ganze Woche.

Das hat den Vorteil, dass Du langfristige und strategische Ergebnisse besser im Fokus hast.

Planung ist ein wichtiger Baustein im Aufgaben Management.

Schriftform vorgeschrieben

Wenn Du planst, dann immer nur schriftlich und formuliere immer ergebnisorientiert.

Das Schreiben hat verschiedene Vorzüge.

Zum einen entlastet es Dein Gehirn.

Was Du aufgeschrieben hast, musst Du nicht ständig im Gedächtnis hin und her schieben.

Du kannst es beruhigt vergessen.

Außerdem kannst Du auch gleich notieren, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, bevor Du diese Aufgabe abarbeiten kannst.

Strukturiertes Arbeiten ist wesentliche Voraussetzung für jeden Erfolg.

Und die Schriftform erleichtert Dir die Priorisierung Deiner Arbeitsaufgaben.

Wichtiges von Unwichtigem trennen

Wir haben es schon mehrfach angesprochen: Aufgaben Management bedeutet stets auch Priorisierung.

Wichtiges, Dringendes und Entbehrliches musst Du sauber voneinander trennen.

Bewährt hat sich dafür die Eisenhower Matrix.

Danach kann jede Aufgabe einer der folgenden Kategorien zugeordnet werden:

• Wichtig, dringend – Diese Aufgabe hat höchste Priorität und muss sofort erledigt werden – nicht delegierbar!
• Wichtig, nicht dringend – Aufgabe ist wichtig, muss aber nicht vorrangig erledigt werden – auch hier solltest Du auf ein Delegieren verzichten.
• Nicht wichtig, dringend – Muss zwar sofort erledigt werden, sollte aber delegiert werden.
• Nicht wichtig, nicht dringend – Alles, was Du hier zuordnest, kann direkt in den Papierkorb!

Wann und wie lange?

Diese beiden Fragen gehören zwingend zur Planung dazu.

Ist Deine Aufgabenliste vollständig, musst Du entscheiden, wie viel Zeit Du maximal aufwenden willst.

Und lege einen Termin für die Erledigung fest.

Für das Schätzen der Zeit wirst Du ein wenig Übung brauchen.

Wichtig ist es, realistisch zu bleiben.

Mit zu knappen Zeitvorgaben setzt Du Dich unnötig unter Stress und zu großzügige Vorgaben verschenken Zeit.

Sinnvoll ist es, ein paar Zeitpuffer einzuplanen.

Irgendetwas unvorhergesehenes passiert ja eigentlich immer.

Tägliche Kontrolle zwingend!

Ob Tages- oder Wochenplan. Die tägliche Kontrolle ist entscheidend.

Was Du an diesem Tag nicht geschafft hast, musst Du auf den nächsten Tag übertragen.

Außerdem hilft Dir das Nachkontrollieren Fehlplanungen in deinem Aufgaben Management zu erkennen.

Tools & Werkzeuge

Für ein vernünftiges Aufgaben Management brauchst Du geeignete Werkzeuge.

Das Spektrum reicht von Papier und Bleistift bis zu professionellen Softwarelösungen.

Lass uns einen Blick auf die verfügbaren Tools und Programme werfen und auch etwaige Nachteile diskutieren.

Die To-do-Liste

Als einfachste Form des Zeit Managements gilt die To-do-Liste.

Egal ob klassisch mit Papier und Bleistift, als Programm für PC und Mac, als App für iPhone und Smartphone oder aber als Online To Do Liste – Alternativen gibt es reichlich, von umsonst bis luxuriös.

Dabei ist eine To-Do-Liste streng genommen kein Werkzeug für ein Zeit Management.

In der klassischen Form besteht sie lediglich aus einer Liste mit Aufgaben, die nach Erledigung abgehakt werden.

Damit hat eine Online To Do Liste, ein Programm oder eine App nicht mehr viel gemein.

In den meisten Fällen lassen sich Prioritäten zuweisen.

Auch Teilaufgaben, so genannte Sub-Tasks, lassen sich oft definieren.

Aber für anspruchsvolle Aufgaben und die Verwaltung komplexer Arbeitsaufgaben ist selbst eine ausgefeilte Online To Do Liste nicht geeignet.

Der Kalender als Alternative?

Alternativ kannst Du deine To-Do’s natürlich auch mit Deinem Kalenderprogramm verwalten.

Das zwingt Dich, Aufgaben konkrete Termine zuzuweisen.

Wer mit dem Kalender arbeitet, sollte daran denken, genügend Zeitblöcke zu reservieren.

Zum Beispiel die erste Stunde des Tages für die Arbeit an einer Aufgabe mit hoher Priorität und Dringlichkeit.

Aber auch Privates und Blöcke für die Erholung solltest Du einplanen.

Doch lieber spezielle Software?

Wenn Du ernsthaft Zeit und Aufgaben managen und verwalten willst, dann führt an einer speziellen Software kein Weg vorbei.

Die lässt Dich nicht nur Aufgaben priorisieren oder in Teilaufgaben zerlegen.

Mit den richtigen Programmen kannst Du auch Aufgaben delegieren und ein Eskalationsmanagement einrichten.

Damit stellen sich einige Grundsatzfragen.

Die Qual der Wahl

Wenn wir von Software zur Aufgabenverwaltung reden, dann stehen verschiedene Plattformen und Systeme zur Wahl.

Da ist zum einen die klassische Anwendungssoftware für PC oder Mac, die direkt auf dem Computer installiert wird.

Entscheidender Nachteil solcher Lösungen: sie funktionieren auch nur auf dieser Plattform.

Möchtest Du schnell von unterwegs auf Deine Aufgabenverwaltung zugreifen, stehst Du vor großen Problemen.

Das geht im Zweifel nur mithilfe eines Virtuellen privaten Netzwerks (VPN) und das will erst mal eingerichtet und konfiguriert werden.

Definitiv keine einfache Aufgabe.

Dazu braucht es IT-Fachpersonal (System- oder Netzwerk-Administrationen).

Besser sind da Online-Tools, denn die sind in der Cloud, das heißt Du greifst von überall auf Dein Zeit Management zu.

Alles was Du brauchst ist ein Smartphone oder Notebook und eine Internet Verbindung.

Diese Anwendungen sind als SaaS-Lösung (Software as a Service) meist so konzipiert, dass für den Zugriff ein Webbrowser ausreicht.

Bezahlt wird über ein Abo mit monatlichen Gebühren.

In vielen Fällen gibt es eine kostenfreie Version, die jeder nach einer einfachen Registrierung nutzen kann.

Der Standort und die Datensicherheit

Nicht ganz trivial ist die Frage wo der Server steht, auf dem Deine Daten gespeichert sind.

Befindet der sich beispielsweise in den USA, dann gelten auch die dortigen Datenschutzbestimmungen.

Dass die nicht gerade optimal sind, darüber müssen wir wohl kein Wort verlieren.

Besser ist es, wenn sich der Server in Europa befindet.

Idealerweise sollten Software und Daten in Deutschland gehostet werden.

Das garantiert nicht nur die Einhaltung strengster Datenschutzbestimmungen, sondern auch kurze Datenwege.

Unsere Empfehlung: MeisterTask

Wenn es um Aufgaben Management geht, empfehlen wir MeisterTask aus dem Hause MeisterLabs.

Die SaaS-Lösung ist in den Versionen Basic, Pro, Business und Enterprise verfügbar und zählt zu den besten deutschen Anwendungen.

Sie deckt alle Alternativen ab – von der kostenfreien privaten Nutzung bis zum maßgeschneiderten Unternehmensmodell.

Lass uns zunächst die wichtigsten Gründe aufführen, die für MeisterTask sprechen:

• Höchste Datensicherheit – MeisterLabs ist ein deutsches Unternehmen. Deine Daten werden auf Servern in Frankfurt gespeichert. Tägliche Datensicherungen werden gleichzeitig an verschiedenen Standorten in Deutschland erstellt. Es gibt also immer mehr als eine Sicherheitskopie. Alle Datenübertragungen verwenden eine 256-Bit Verschlüsselung.

• 99,9 Prozent Service-Verfügbarkeit ist für alle kostenpflichtigen Versionen garantiert.
• Einfach und intuitiv bedienbar – MeisterTask kommt nicht nur mit einem ansprechenden Design daher, es ist vor allem einfach und übersichtlich. Die Bedienung ist intuitiv und in einer halben Stunde kannst Du die gesamte Bedienung erlernen – bis ins Detail!

• Umfangreiche Automatisierung – Verschiebst Du eine Aufgabe innerhalb der einzelnen Spalten des Dashboards, laufen zum Teil komplexe Vorgänge völlig automatisch ab, etwa E-Mail-Benachrichtigungen bei der Delegation von Arbeitsaufgaben.
• Einfacher Wechsel – Du verwendest schon ein Programm zur Aufgabenplanung und scheust die Migration? Kein Problem. Mit wenigen Klicks kannst Du in MeisterTask Aufgaben importieren oder die gesamte Aufgabenplanung übertragen.

Welche Version ist die richtige?

Die einfachste Version von MeisterTask nennt sich Basic und ist komplett kostenlos.

Auch wenn schon diese Version mit einer reichhaltigen Funktionsvielfalt daherkommt, empfiehlt sich eine der Bezahlversionen.

Angefangen bei der stark limitierten Größe von Dateianhängen musst Du bei Basic auf einiges verzichten.

Dazu zählt der Priority Support, die Workflow-Automatisierung, ein durchsuchbares Task-Archiv, die Möglichkeit Statistiken und Berichte zu generieren und einiges mehr.

Du willst es genauer wissen?

Dann schau Dir diesen detaillierten Versionsvergleich oder die Kompaktübersicht an.

Fazit:

Aufgaben Management kann eine recht anspruchsvolle Aufgabe sein, zu deren Bewältigung von einer einfachen Online To Do Liste bis hin zur komplexen Anwendung ausreichende Alternativen bereitstehen.

Vorzuziehen sind SaaS-Lösungen, die Du als Abo zu meist moderaten Preisen buchen kannst.

Mit Rücksicht auf den Schutz Deiner Daten solltest Du deutsche oder europäische Anbieter vorziehen.

Eine einfach zu bedienende Lösung aus Deutschland ist MeisterTask.

Von der kostenfreien Version bis zur individuellen Firmenlösung wird eine Versionsvielfalt geboten, die keine Wünsche offen lässt.

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